浙江护航水上救援基金会档案管理办法

浙江护航水上救援基金会档案管理办法

第一章  总 则

第一条 为了提高浙江护航水上救援基金会（以下简称“基金会”）档案管理水平, 加强档案的收集、整理和管理工作, 有效规范使用档案, 根据《中华人民共和国档案法》《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》等规定，结合基金会实际，制定本办法。

第二条 本办法所指的档案, 是指基金会开展水上救援公益项目、出席或举办的会议、日常工作等各项活动中直接形成的对基金会和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 基金会档案是基金会各项工作的真实记录, 是工作依据和历史凭证, 必须实行统一领导, 集中统一管理的原则, 以维护档案完整与安全, 有利于档案的开发和利用。

第二章  管理体制与职责

第四条 基金会档案工作实行秘书处各部门收集齐全后，统一交由秘书处办公室归档管理的原则，确保档案的完整、系统、准确和安全。会计档案由秘书处财务部直接管理，不另交于秘书处办公室归档。

第五条 秘书处各部门必须有一位负责人分管本部门的档案工作, 并配备兼职档案人员, 负责本部门档案的收集、整理和移交归档工作。所有文件材料必须按年度立卷归档。

第六条 各部门兼职档案人员职责：

1.贯彻执行基金会档案工作的政策和规定；

2.参加档案业务培训，并负责指导本部门各类文件材料的立卷归档工作；

3.集中保管本部门档案，并按有关规定向秘书处办公室移交档案；

4.负责本部门档案的完整、准确、系统、安全和保密。

第三章  经费和设备

第七条 基金会档案管理工作所需经费列入年度管理费用预算。

第八条 基金会遵循方便利用、安全保管、有利发展原则，有计划地配置必要的设备，以逐步实现档案管理现代化。

第四章 文件材料的立卷、归档、移交和接收工作

第九条 建立和完善部门立卷归档制度。各部门兼职档案管理人员应把办理完毕的文件材料及时收集、整理、预立卷。各类档案形成部门的立卷人应遵循文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同保管期限，本着便于保管和利用的原则，对文件进行系统整理组卷。秘书处办公室负责指导立卷工作，进行质量检查。对不符合质量要求的档案退回立卷部门，直到符合质量要求才予以接收。

第十条 各部门在公益项目、出席或举办的会议、日常工作管理活动中形成的文件材料属于归档范围的，务必向秘书处办公室移交。任何部门和个人不得将职务活动中形成的应当归档的文件材料据为己有。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，秘书处办公室可通过征集、代管、捐赠等多种形式进行收集。

第十一条 归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

第十二条 归档的基本要求

1.归档的文件材料必须完整，规格统一（正式文件及草稿用纸规格为A4）、书绘工整、图文清晰。禁用圆珠笔、铅笔、彩笔、复写纸书写。

2.归档的文件材料必须准确地反映基金会工作活动的真实面貌。

3.归档的文件材料必须层次分明，符合其发展规律。

4.归档的文件材料必须符合归档范围要求。

5.各类文件材料一般一式一份，比较重要的或利用频繁的可归档两套。

第十三条 移交秘书处办公室归档时间    

1．基金会年度结束后，所有档案资料于次年一月底前全部分类归档。

2．会计档案按年度归档。在会计年度终了后，由财务部门按归档要求立卷，自行保管。

3．特别珍贵的档案，从安全与保管条件等方面考虑，可以随时归档。

4．声像档案在产生后由录摄者随时向秘书处办公室移交。

第十四条 各部门向秘书处办公室移交的档案，经部门分管档案工作负责人检查后，交接双方签字确认。

第五章 档案管理

第十五条 秘书处办公室负责档案的保管，对各部门移交的档案，按照要求进行分类、排列、编号等，并根据需要不断完善档案体系，以便查找利用。

第十六条 秘书处办公室对档案的收集、保管和利用等情况，定期进行统计。

第十七条 各类档案按其价值确定保管期限。档案保管期限分为永久、定期两种。保管期限的划定按档案办法保管期限规定执行。

第十八条 对超过保管期限的档案，由秘书处办公室同有关部门组成鉴定小组共同鉴定。对已失去保存价值的档案，应写出销毁清单，经有关部门同意，报秘书长、理事长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。销毁时，应由秘书处办公室会同有关部门共同派人监销。销毁清单应当永久保存。

第六章  档案的利用与开放

第十九条 凡符合《档案法》关于开放档案规定的档案，向基金会内部和社会开放。

开放档案工作由秘书处办公室负责，任何组织或个人无权公布档案。秘书处办公室开放档案，必须遵守下列规定：

1.各部门查阅与本部门业务相关的档案可到秘书处办公室办理查阅登记手续，并可摘录和复制。复印、调阅与本部门业务无关的档案，须经部门负责人签字同意，秘书长批准。

2.档案原则上不外借，特殊情况需要带离的，须填写“档案借阅审核登记表”并经秘书长批准。对借出档案，秘书处办公室要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报基金会严肃处理。

3.非基金会工作人员调阅、外借参阅时，需持有正式文件或证明材料，经秘书长、理事长签字同意后，方可查阅属于开放范围的档案。

第二十条 所藏档案属下列情况之一者，不宜开放：

1．涉及党和国家秘密的；

2．涉及专利或技术秘密的；

3．涉及个人稳私的；

4．档案形成部门规定限制利用的。

第二十一条 对要求查阅、摘录、复制属于尚未公开的档案，须经秘书长同意；涉及未公开的技术问题，须秘书长同意，必要时报请理事长审批。

第二十二条 对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不得提供原件使用，如特殊需要，须经秘书长及理事长批准。

第二十三条 爱护档案、保证清洁，不准拆卷及任意抽换卷内文件或涂改文件字句，借阅案卷归还时，应无缺损，及时放回原处，维护案卷本来面貌。

第二十四条 秘书处办公室是基金会出具档案证明的唯一机构。

第二十五条 秘书处办公室应根据基金会和社会需要，有计划、有步骤地对档案资料做好编研工作，为开展水上救援公益项目、管理和领导决策提供服务。

第七章 奖励与处罚

第二十六条 有下列行为之一的, 由档案管理部门责令限期改正；情节严重的, 报理事长批准, 对直接责任人员或主管责任人员给予相应处罚；构成犯罪的，移交司法部门处理：

1.职务活动中形成的应当归档的文件材料据为已有, 拒绝交档案部门、专(兼)职档案人员归档的；

2.损毁、丢失属于基金会所有的档案的；

3.工作人员玩忽职守, 造成档案损失的；

4.提供、抄录、公布、销毁属于基金会所有的档案的；

5.应当保密的档案内容的；

6.伪造档案的。

第八章 附 则

第二十七条 本办法由浙江护航水上救援基金会负责解释。

第二十八条 本办法自2023年8月25日理事会通过之日起施行。

附件：1.浙江护航水上救援基金会文件材料归档范围和档案保管期限规定

       2.浙江护航水上救援基金会档案借阅利用制度

       3.浙江护航水上救援基金会档案保密制度

附件1

浙江护航水上救援基金会

文件材料归档范围和档案保管期限规定

 第一条 为便于基金会正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案即能反映基金会主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管利用。根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》相关规定，结合基金会实际，特制定本规定。

第二条 本规定中的文件材料是指基金会工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条 基金会文件材料归档范围是：

（一）党建工作类：指基金会在党建活动工作中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。

（二）行政管理类：指秘书处办公室、文宣部、外联部等部门在日常工作中形成的或收发的具有保存价值的不同载体的文件材料。包括：

1.重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

2.相关部门发来的与基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料；

3.基金会对外发文与有关单位往来的文件，以及本基金会各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报；

4.基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；

5.基金会工作人员任免的文件材料，以及职工劳动、工资、福利方面的文件材料；

6.基金会的规章管理制度体系材料。

（三）公益活动项目类：指秘书处项目部在开展水上救援奖励、资助社会公益项目、技术技能提升培训等活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。包括：

1.奖励、资助、培训申报材料；

2.基金会对申报材料的批示、公示文件；

3.基金会对褒奖单位与个人的表彰文件；

4.其他相关文件材料。

（四）基本建设类：指基金会基本建设管理项目活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。　

（五）设施设备类：指基金会资产如各种设施设备，在申购、验收、调配、保管、维修保养、报废、报损等全部活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。

（六）声像类：指基金会在各项活动中形成的，或者外部形成与基金会有关的，有保存价值的录音、录像、照片、视频等声像材料。

（七）荣誉类：指基金会各项活动中获得的荣誉表彰、证书、实物等资料。

（八）财会类：指按财政部《民间非营利组织会计制度》（财会〔2004〕7号）和国家档案局《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行过程中产生的各类财务收支资料。

第四条 基金会文件材料不归档范围是：

（一）上级主管部门的文件材料中，普发性不需基金会办理的文件材料，任免、奖惩非基金会人员的文件材料，供工作参考的抄件等。

（二）基金会文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、电话记录；基金会负责人兼任外单位职务形成的与基金会无关的文件材料；有关工作参考的文件材料。

（三）其他不需贯彻执行的文件材料。

第五条 基金会实行文件材料形成部门立卷归档制度，归档的文件材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。凡属基金会归档范围的文件材料，必须按有关规定向秘书处办公室移交，实行集中统一管理。任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条 基金会文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期为10年。

第七条 永久保管的文书档案主要包括：

（一）基金会制定的重要制度性、规范性文件材料；

（二）基金会召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（三）基金会职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）基金会关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

（五）基金会机构演变、人事任免等文件材料；

（六）基金会重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级主管部门制发的属本基金会主管业务的重要文件材料。

第八条 定期保管的文书档案主要包括：

（一）基金会职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）基金会召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）基金会人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）基金会一般性事务管理文件材料；

（五）基金会关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级主管部门制发的属于基金会主管业务的一般性文件材料；

（七）上级主管部门制发的非基金会主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）基金会秘书处各部门的年度或年度以上计划、总结、重要专题报告等文件材料。

第九条 文件材料的电子版本与纸质版本保管期限相一致。应归档电子文件的元数据、背景信息等应进行相应归档。基金会应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

第十条 本规定自发布之日起施行。

附表：1.浙江护航水上救援基金会档案移交登记表

      2.案卷目录

                                浙江护航水上救援基金会档案移交（接收）登记表                                                                                            

所属部门：                         编号：

移交人（签字）：                                接收人（签字）：

移交日期：                                     接收日期：

案卷目录

                                 编号：

附件2

浙江护航水上救援基金会档案借阅利用制度

为维护档案的安全和完整，使档案更好地为基金会各项工作提供利用，特制定本制度。

一、各秘书处部门人员查阅与本部门业务相关的档案，可持有效证件（身份证或工作证）到秘书处办公室办理查阅登记手续，填写档案利用登记表，并可摘录和复制。复印、调阅与本部门业务无关的档案，须经本部门负责人签字，秘书长批准。

二、档案原则上不外借，特殊情况需要带离阅览室的，须填写“档案借阅审批登记表”并经秘书长批准。借期限为一周，继续外借的，应办理续借手续。对借出档案，秘书处办公室要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报基金会严肃处理。

三、非本基金会人员需要查阅档案，应持介绍信，经秘书长、理事长同意后，方可查阅属于开放范围的档案。

四、查阅档案时，严禁在文件材料上填、涂抹、改字、圈划、批注和污损。

五、档案管理人员未经领导批准，不得擅自为他人查阅或提供档案资料。

附表：1.档案利用登记表和借阅审批登记表

          2.浙江护航水上救援基金会档案借阅审批表

浙江护航水上救援基金会档案利用登记表

                      编号：

浙江护航水上救援基金会档案借阅审批表

                                 年   月    日

附件3

浙江护航水上救援基金会档案保密制度

一、档案工作人员必须十分注意保守党和国家的秘密，严格遵守中央规定的保密守则。

二、接收、移交的档案资料，必须严格履行交接手续。

三、不准擅自将档案资料带出秘书处办公室。

四、不准擅自向外出借档案资料。

五、不准随意摘录档案资料。在私人通信或谈话中，不准涉及档案机密内容。

六、工作中形成的带有字迹的废纸，不得随便乱丢，要集中存放销毁。

七、经鉴定批准销毁的档案资料，处理时应有二人以上在场一起监督销毁。

附表：档案销毁清册

 档案销毁清册

                    编号：